De nombreuses entreprises réfléchissent à la meilleure façon de garder leurs équipes connectées alors que tout le monde ne peut pas être au même endroit. Mais attention, le travaille à distance ne s’improvise pas. Plusieurs de mes clients m’ont demandé des recommandations pour rester productif en télétravail depuis leur domicile. Voici quelques bonnes pratiques lorsque vous êtes amené(e) à travailler à distance de vos collaborateurs et clients.
Définissez un système de travail vous permettant de faire du télétravail
Assurez-vous que vous disposez des bons outils et des bons processus avant de passer du travail au bureau au travail à domicile. Une fois qu’ils sont configurés, voici quelques étapes supplémentaires que vous pouvez prendre à l’avance :
1. Créez un alias d’équipe pour rester facilement en contact avec des équipes entières.
Une liste de diffusion par e-mail comprenant tous les membres de votre équipe vous permet de partager rapidement des informations et une chatroom (ou salle de discussion) peut être utilisée pour des discussions de groupe plus efficaces. 2. Vérifiez les autorisations de partage sur les documents importants. Vos collaborateurs ou clients pourront modifier les documents que vous partagez avec eux et les commenter le cas échéant. Vous pouvez même envisager de créer un dossier partagé sur le cloud où vos contacts peuvent stocker, rechercher et accéder aux fichiers depuis n’importe quel appareil.3. Créez un agenda partagé avec vos contacts.
Il vous permettra de planifiez des réunions maintenant afin de pouvoir rester en contact plus tard. Vous pouvez ainsi créer un agenda partagé Via Google, Outlook ou Mail d’Apple avec vos contacts et configurer des invitations de calendrier. Vous pourrez y joindre des documents pertinents joints à l’invitation pour expliquer le nouveau cadre de travail par exemple. C’est également une bonne idée de s’assurer que tout le monde connaît la visioconférence.Restez connecté(e) et organisé(e) en télétravail
Maintenant que vous êtes prêt(e) à travailler à domicile, voici quelques astuce pour rester motivé(e) et réactif(ve).
1. Organisez des réunions quotidiennes.
L’isolement lié au travail à domicile est difficile à vivre pour certains une fois passés les premiers jours d’euphorie et le sentiment de liberté. En effet, la gestion du temps et la séparation entre vie personnelle et vie professionnelle sont des sujets de fond. L’entreprise doit en tenir compte. Si les conditions le permettent, la visioconférence est un excellent moyen pour vous de rester motivé(e). Essayez d’être visible à la caméra lorsque cela est pertinent, présentez un contenu adapté et n’hésitez pas à poser des questions pour déclencher des conversations. Si la visioconférence ne peut se faire dans de bonnes conditions, une messagerie instantanée, comme Slack, ou Facebook Messenger, fera tout aussi bien l’affaire. Contrairement à l’e-mail, les messageries instantanées fonctionnent de manière synchrone. C’est-à-dire qu’elles nécessitent que les interlocuteurs soient connectés en même temps pour discuter, ce qui réduira pour vous le sentiment d’isolement et vous conduira à rester attentif.2. Créez une espace de travail partagé.
Mettez en place un hub central pour consolider les informations et les ressources importantes que vous produisez pour vos collègues ou vos clients, et pour partager plus largement avec eux les documents dont ils ont besoin. Les plateformes collaboratives de production d’information seront pour vous un allié précieux. Certaines sont gratuites, comme les outils de Google associés à un compte Google. D’autres sont payantes comme la G suite de Google, la suite Zoho Workplace, ou Office 365. Elles proposent un ensemble d’outils (traitement de texte, tableur, création de présentation typePowerPoint, espace partagé de stockage des documents) accessibles sur Internet via votre navigateur et qui remplaceront aisément leur version logicielle tout en facilitant la collaboration.3. Partagez régulièrement votre travail mis à jour.
Que ce soit via un groupe de discussion dans une messagerie instantanée, par e-mail ou dans un document partagé dans le cloud (Google Drive, One Drive de Microsoft, ou Dropbox), informez vos collègues ou clients de l’avancée de votre travail. Rendez accessible vos documents mis à jour en temps réel pour toutes les parties prenantes. C’est un excellent moyen de vous sentir connecté, de garder la trace du travail accompli, et de faciliter la compréhension de ce qu’il vous reste à faire.4. Continuez à pratiquer une bonne étiquette au travail même depuis chez vous.
Ce n’est pas parce que vos collaborateurs ne sont pas au bureau qu’ils ne sont pas occupés. Vérifiez leurs calendriers en ligne partagés avant de planifier des visioconférences. Lorsque vous vous connectez via la messagerie instantanée, commencez par demander si c’est le bon moment pour parler. Vous pouvez également informer de manière proactive vos collègues de votre propre disponibilité en configurant les heures de travail dans votre agenda en ligne ou en changeant votre statut dans la messagerie (« disponible », « indisponible »). De cette façon, si un membre de l’équipe essaie de planifier une réunion avec vous en dehors de vos heures de travail, il recevra une notification d’avertissement.Apprenez à partager l’espace avec votre famille en télétravail
Le partage d’espace et d’une connexion Internet à la maison signifie que vous devrez certainement, que vous le vouliez ou non, rester attentif aux besoins des autres membres de votre foyer. Voici quelques conseils qui pourraient vous être utiles pour finir.
1. Trouvez la configuration qui vous convient.
Vous devrez peut-être essayer un certain nombre de configurations différentes avant de découvrir comment rester concentré(e) et ne pas être distrait(e) par votre famille. Commencez par trouver le lieux où vous pourrez vous installer, sans gêner ni être gêné(e) par votre entourage. Parfois, ce lieu est incongru. La cuisine, un balcon ou une terrasse, la chambre, peu importe. L’essentiel est que vous puissiez cohabiter tout en étant productif.2. Soyez (très) patient(e).
Même après plus de 10 années à travailler très fréquemment depuis mon domicile, ma famille continue à m’interrompre intempestivement. Ce n’est pas une volonté de me nuire, mais tout simplement le fait que le foyer est censé ne pas être associé à un lieu de travail. L’ordinateur par exemple est bien souvent associé à un loisir à la maison, d’autant plus par les enfants. Il leur est donc difficile d’évoluer dans ce nouveau cadre. Le reste de la famille continue sa vie habituelle alors que votre rôle a changé. Vous vous sentez comme Robinson Crusoe qui verrait des bus de touristes arriver et repartir dans un tourbillon incessant sans jamais prêter attention à votre propre rythme.3. Isolez-vous du bruit ambiant.
Si vous cherchiez l’élément indispensable à votre productivité et votre sérennité, ne cherchez plus. Mettez un casque audio sur vos oreilles ! Si par miracle vous disposez d’un casque à réduction de bruit, vous êtes sauvé(e). Personnellement mon Bose Quiet Comfort ou mes AirPods Pro d’Apple sont mes principaux compagnons de travail. Il ne vous isolera pas seulement du bruit mais, petite astuce sournoise je l’avoue, il donnera le sentiment aux autres que vous êtes occupé(e) et que vous ne devez pas être dérangé(e). Si vous n’en possédez pas, mais que vous devez regarder des vidéos, comme des tutoriels en ligne, ne vous inquiétez pas, vous êtes sauvé(e) ! Il est toujours possible d’activer le sous-titrage. Attention cependant. Dans le cas précis où vous devez regarder des vidéos sur YouTube, le principal danger du télétravailleur approche, la distraction et la procrastination par sérendipité.4. Ne passez pas toute la journée devant l’écran.
Il existe de nombreux outils à votre disposition pour rester en contact avec votre équipe ou vos clients comme nous l’avons vu, que ce soit une chatroom, un document partagé, une courte enquête ou une conférence téléphonique rapide. Choisissez ce qui fonctionne le mieux, surtout si vous partagez une connexion Internet. Le travail devant l’écran est en effet fatigant et, d’autant plus en période de confinement comme avec le Covid-19. La bande passante est vite saturée, notamment par ceux qui ne travaillent pas et regardent, notamment chez vous, YouTube ou Netflix.
En conclusion
Le télétravail ne s’improvise pas comme vous avez pu le constater ou comme vous le vivez actuellement même provisoirement avec le confinement lié à la pandémie de coronavirus covid-19. Loin de chercher à être exhaustif, mon but est plutôt, à travers cet article, de vous donner quelques clefs qui vous aideront, je l’espère à mieux travailler chez vous.
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